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De l'Écho des Patriotes - Volume 3 : Numéro 3

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Toujours dans le but d’améliorer ses opérations, la CSP a pris un virage vert en choisissant d’éliminer autant que possible l’impression de documents. Le Service des ressources informatiques a grandement contribué au cours de la dernière année à optimiser les procédures administratives en privilégiant le mode électronique.

Des formulaires en ligne

Parmi les initiatives lancées, notons la création de nombreux formulaires en ligne, comme ceux pour déclarer les frais de déplacement et les frais d’utilisation de cellulaire.

Depuis le 1er novembre 2012, le Service des ressources informatiques a traité plus de 5 000 demandes de remboursement de frais de déplacement. « Grâce au nouveau processus de vérification et d’approbation électronique, nous pouvons maintenant traiter les demandes la journée même et transmettre le remboursement directement sur la période de paie en cours, et ce, pour toute demande faite avant le vendredi midi », précise Michel Gauthier, directeur du Service des ressources informatiques.

Pour les frais d’utilisation des cellulaires, TELUS envoie désormais, par courriel, une facture globale à la CSP qui, elle, retransmet électroniquement à chaque utilisateur la portion qui le concerne. Si toutefois une partie de cette consommation représentait des frais personnels, l’employé n’a qu’à indiquer la portion de cette utilisation personnelle et donner son consentement dans le formulaire pour que le montant soit déduit directement de sa paie.

La facturation globale avec les fournisseurs est de plus en plus courante à la CSP. C’est le cas actuellement avec Xerox qui envoie aux trois mois le portrait de la consommation d’impressions pour chaque établissement. D’ici quelques mois, la CSP sera en mesure de retransmettre cette facture de façon éclatée à chaque utilisateur dans le but de les informer sur leur consommation. Un registre électronique conservera en archive les données montrant l’utilisation des derniers mois.

Le module fax : le télécopieur du XXIe siècle

Le télécopieur a également pris le virage vert avec la contribution de l’ordinateur. En effet, plutôt que d’imprimer automatiquement tout message qui arrive par télécopieur, le module fax affiche à l’écran les messages reçus et la personne attitrée à la réception de ces messages pourra les consulter à l’écran et choisir ensuite de les transmettre par courriel à la personne concernée ou simplement éliminer les messages non sollicités.

Un magasin virtuel pour le matériel informatique

Actuellement, l’équipe informatique travaille à la conception d’un magasin virtuel pour les commandes de matériel informatique, ainsi que pour les demandes de drapeaux et de boîtes de carton du Service des ressources matérielles. D’ici la fin de l’année scolaire 2012-2013, les établissements pourront commander en ligne leur matériel, avec photos, quantités et prix à l’appui, plutôt que de remplir un formulaire papier. Une fois commandé, la direction de l’établissement pourra autoriser l’achat directement en ligne et le tout sera automatiquement envoyé au Service des ressources financières et traité directement dans Dofin. Comme chaque utilisateur aura à s’identifier avant toute commande, il pourra également consulter ses anciennes commandes et ainsi évaluer ses besoins dans le temps.

Une équipe de quatre développeurs travaillent pour informatiser de plus en plus de procédures administratives. Jusqu’à maintenant, quelque 20 formulaires papier ont été éliminés. « Les formulaires en ligne sont une solution efficace et rentable pour une grande organisation comme la CSP », conclut Michel Gauthier.

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